A különböző, megrendelőkkel, beszállítókkal, partnerekkel és dolgozókkal kötött megállapodások adják a cég működésének és sikerének alapját. Itt nem csak az írásbeli megállapodásokról van szó – bármilyen feladat kiadását és számonkérését ide sorolhatjuk. Ha ezek nem megfelelőek, az nehéz helyzeteket, problémákat szül. A mai bejegyzésben arról lesz szó, mi mindenre kell odafigyelned, amikor megállapodásokat kötsz!
Motto:
„Az utat mindig magadnak kell kitaposnod.”
Youn In-Wan
A megállapodás célja egy feladat 100%-os elvégzése, ami akkor fog jól sikerülni, ha a dolgozód motivált azaz akarja, képes rá, és minden szükséges dolog, körülmény adott a sikeres végrehajtáshoz.
A Megállapodás alapvetően három csoportba sorolható, lehet feladat, delegálás és lehet célkitűzés, vagy a célkitűzésen belül projektindítás is. Fontos azonban, hogy mindig adaptálnod kell az adott helyzetre a megállapodást. Nem elég azt mondanod, hogy „Ugyanazt csináld, mint eddig, csak jobban!”, főleg, ha az előző teljesítéssel elégedetlen voltál. Ennek ellenkezője sem ajánlott, azaz egy tökéletes teljesítés esetén a következő alkalommal részletekbe belemenő megállapodást kötni ugyanarra a feladatra, ugyanazzal az emberrel.
Ahhoz, hogy eredményes megállapodásokat köss, minden esetben háttérinformációra, motivációismeretre és professzionális vezetői kommunikációra van szükség úgy, hogy közben érzelmileg „rendben legyél”. Ellenkező esetben a rossz megállapodás a – korábban már tárgyalt – nemteljesítéshez vezethet.
HOGYAN KELL EGYSZERŰEN ÉS JÓL MEGÁLLAPODÁST KÖTNI?
Megállapodásokra nem csupán a munkahelyen, a beosztottakkal, hanem az élet minden területén szükséged lehet – cikkünkben egy kicsit más jellegű szituációból mutatunk példákat.
Abban, hogy olyan megállapodásokat köthess, aminek a végén mindkét fél elégedett lesz, segíteni fog a SMARTY – mozaikszó:
Specific, azaz specifikus, konkrét, pontosan körülírt és meghatározott:
Szülőként például nem azt mondjuk a gyermekünknek, hogy „Csinálj már rendet!”, hanem specifikusan körülírjuk a feladatot: „A szobádban a polcokon és a földön mindent takaríts fel, csak az lehet ott, aminek ott a helye, az összes holmidat rakd a megfelelő helyre!”
Measurable, azaz mérhető:
A feladat kiadásakor – azaz amikor megkötjük a megállapodást – több szempontot kell figyelembe venni, például a minőségi-, a mennyiségi-, a költség- és erőforrás paramétereket. Ezeket pontosan kell definiálni. A fenti példához kapcsolódva részletezni kell a polcok számát, azaz a „mindent takaríts fel” és a „holmikat” is mind darabszámban, mind minőségben. Például a könyvek állítva, egymásnak döntve, alulról felfelé olvashatóan, stb… legyenek elhelyezve. (Természetesen nem minden esetben van szükség arra, hogy a végletekig definiáljuk a megállapodást. Ennek mértéke a két ember közötti tapasztalatoktól függ.)
Achievable, azaz elérhető, megvalósítható:
Olyan feladatot, ami nem megvalósítható nem kérünk! Nem adunk például a rendrakásra 20 percet, ha tudjuk, hogy 1 óra kell hozzá, vagy hogy a gyerek a 2,5 méter magasan lévő lámpában cserélje ki az égőt, ha nem áll rendelkezésre létra. A feladat teljesíthetőségének felmérése mindig a vezető feladata.
Relevant, azaz releváns a munkatárs számára, egyszerűbben nem lehetetlen:
A dolgozó tudása, képességei szerint el tudja végezni, vagy ha nem, akkor a megállapodásban a fejlesztés is benne kell, hogy legyen. Azaz csatlakozva az előző gondolatmenethez, például nem kérem, hogy az egész házat takarítsa ki, miközben neki tanulnia, sportolnia kell, vagy ha mégis, akkor biztosítom erre az időkeretet, vagy nem kérem, hogy cserélje ki az égőt, ha kiskorú, és ez veszélyes lenne az ő egészségére.
Time-bound, azaz időhöz kötött, időben jól meghatározható, vagy határideje van:
Szinte minden ember hajlamos a halogatásra, határidők nélkül soha, semmi nem készülne el időben – ez az egyik legfontosabb paraméter. Ez adja meg, hogy mikortól meddig készüljön el, esetleg meghatározhatunk részfeladatokat és hozzájuk tartozó rész-határidőket is.
Yes, azaz igen. Neked kell megbizonyosodnod, hogy a megbízott egyértelműen érti, tudja, elfogadja a feladatot.
A dolgozó által való elfogadás az egyik alapfeltétele a jó megállapodás kötésének, mert a célunk, hogy hosszútávon, önállóan is végezze a feladatokat, ne kelljen állandóan hatalmi eszközökkel noszogatni. Itt a legfontosabb pont a visszakérdezés. Azaz meg kell győződnünk róla, hogy tényleg ugyanarra a lépéssorrendre, minőségre gondol, mint mi.
Nézzünk erre egy rossz példát: A rendrakós megállapodásnál hiányzik az „Y” paraméter. Lehet, hogy a feladat kiadásakor a gyerek oda sem figyelt igazán, csak a szülői noszogatásra reflexszerűen közölte, hogy „jól van, értem, csinálom” – a végeredmény pedig korántsem felel majd meg a minőségbeli elvárásoknak.
A feladat kiadásakor tehát – amikor megállapodást kötsz – mindig ellenőrizd, hogy a megbízott értette, és ugyanúgy értette a teendőket, mint ahogy elmondtad.
hogyan kezeljük a nemteljesítést?
Nem véletlenül választottunk a fentiekben egy családi példát: bármilyen racionálisak is próbálsz lenni üzleti döntéseid során, a nemteljesítést az esetek 90%-ban a megállapodások érzelmi elfogadtatásának hiánya okozza, ez pedig hasonlít a családon belüli dinamikához. Ha ezt megoldod, akkor nagyságrendekkel javul a szervezeted működése, vezetői időd meg nagymértékben felszabadul a regiment tűzoltásokból.
Nézzünk egy helyesen kezelt “nemteljesítést”, újfent egy családi példát.
Amikor a gyermek járni tanul, majd elesik, a család mindig biztatja: „Ügyes vagy, csak így tovább!” – pedig egyértelműen hibázott, hiszen elesett. Mégsem mondja senki azt: „Hogy lehetsz ilyen béna?” A szülő ekkor tökéletesen tisztában van azzal, hogyan kell kommunikálni azért, hogy a gyerek teljesítse a feladatot, azaz szülőként megtanulja a nemteljesítés kezelését. Miért nem alkalmazza akkor ezt vezetőként is? Ha felnőttként hibázik valaki, akkor általában nem szurkol neki senki. Nem mondják neki, hogy nem baj, következőre sikerülni fog, hanem pont az ellenkezője történik meg vele!
Amikor a gyerkőc járni tanul, egyszerű a helyzet, a megállapodás kimondás nélkül is megszületett, mindkét fél, azaz a szülő és a gyermek is 100%-osan akarja, hogy a gyermek járjon. És EZ A KULCSA a sikeres teljesítésnek. Ha nem akarja mind a két fél, akkor a nemteljesítés valószínűsége exponenciálisan emelkedik!
Mi történt a fenti példában? A gyerek nem teljesített, a szülő viszont a hibák elemzése helyett azt vizsgálta meg, hogy mire van szüksége ahhoz, hogy járni tudjon (például megfogni a kezét, vagy motiválni egy játékkal). A szülőhöz hasonlóan neked is minél közelebb kell kerülni ahhoz, hogy a beosztottad meg akarja csinálni a feladatot. És ez nem a nemteljesítés kezelésével kezdődik, hanem sokkal korábban!
Neked kell másképp irányítani a csapatodat, hogy eredményt érj el, így relatív kis energiabefektetéssel hosszútávon komoly javulásra számíthatsz. Ezt felismerve egyre több cég fókuszál a vezetőfejlesztésre.
Ahhoz, hogy jó megállapodásokat köss, és azok teljesüljenek is, nem elég csak azt mondani, hogy sajátítsd el a SMART(Y) iránymutatást. A változás sajnos nem fog egy pillanat alatt megtörténni: az egész szervezetben tudatos és felépített gondolkodásra, kommunikációra és viselkedésre van szükséged, máskülönben minden marad a régiben.
Az Akadémia képzésein gyakran látjuk a döbbenetet, amikor a vezető felismeri, hogy mit mond, hol hibázik, és hogyan lehetne azon változtatni.
MIT TEHETsz, HOGY JOBB MEGÁLLAPODÁSOKAT KÖSS, ÉS KIKÜSZÖBÖLd A NEMTELJESÍTÉST?
Az új dolgozód, amikor felveszed, nagy valószínűséggel dolgozni akar, és nincs problémája senkivel. Van benne motiváció, és jó a környezet… de ha vezetőként te nem törekszel ennek fenntartására, akkor az idő folyamán ezek megváltoznak. A gyerek járni akar, és a szüleivel nincs konfliktusban, jön is a biztatás, amikor elesik. Amikor viszont a gyerek már iskolás és egyest hoz egy tantárgyból, amit nem szeret, akkor már létrejöhet a konfliktus, és a „nem akarok tanulni” érzet is. Ettől kezd a szülőnek nehezebb dolga lenni, mint ahogy neked is bonyolódik a helyzeted a dolgozóval.
Ez egy külön fejezet a vezetőképzésben. A dolgozód érzelmi állapotának megvizsgálása, javítása a “motiváció megismerése” című blogomban lesz számodra elérhető.
Mit tehetsz, amikor egyre több nemteljesítés történik?
- Nem csinálsz semmit, esetleg a dolgozót hibáztatod.
Ilyenkor nem kell költened könyvekre, képzésre, nem kell tanácsot elfogadnod, minden marad a megszokott kerékvágásban. - Elkezdesz utánajárni, mi lehet a probléma.
A helyzet frusztráló, megpróbálkozol tudásanyagot gyűjteni, hogy ezt megoldd. Házépítési példával élve, utánajársz, hogy milyen tégla is kell a falazáshoz, és azokat hogyan kell összeillesztened.
Valóságban azonban ez gyakran sikertelen lesz. Ahogy könyvből nem lehet megtanulni falazni, úgy a vezetőképzésnek is muszáj, hogy legyen gyakorlati oldala. - Keresel egy képzést.
Ebben az esetben nem csak a tudást ismered meg, hanem annak különböző helyzetben való alkalmazhatóságát is - Gyakorolsz, és utána a munkahelyeden ezt alkalmazod is.
Ahogyan a kőművesnek sem fog az első fal tökéletesen állni, úgy az első próbálkozások a vezetői kommunikáció megváltoztatásában is nehezen fognak mennek. Sokszor és sok energiát kell beletenned, hogy pozitív változást érj el a saját kommunikációdban, így a szervezetedben is. Ezért jobb, ha nem rögtön a beosztottakon gyakorolsz, hanem egy gyakorlati képzésen próbálod ki a különböző forgatókönyveket és kommunikációs stílusokat, míg megtalálod azt, ami számodra valóban beválik. - Elemzel és javítasz.
Egy olyan feladatnál, ahol már ki sem kell mondanod a megállapodást, mert az „magától elkészül”, ott elérted, hogy azzal foglalkozhass, amivel szeretnél.
Az Upskills Vezetői Akadémián sok helyzetet mutatunk be, és még több helyzetet gyakorlunk együtt, így a vezetők lépésről-lépésre fejlődnek. A feladatokat mindig elemezzük, a résztvevők nyugodt környezetben tudják az első, újfajta „szárnycsapásokat” megtenni.
Akadémiánk célja a tudásanyag begyakorlása, hogy valódi változást, ezáltal plusz motivációt és pozitív hozzáállást érj el a munkahelyeden.
UpSkills megoldások
Nézd meg, hogy milyen módon tud segítségedre lenni az Upskills Akadémia
A cikk szerzője:
A legjellemzőbb rám az „Álom megvalósító”. Sok álmom volt, amit senki se hitt el, hogy képes leszek megvalósítani, de megcsináltam!
Megálmodtam, hogy HR igazgató leszek, a semmiből lesz egy házam, kimagasló fizetésem lesz, álmaim motorján szelhetem az utakat, lesz passzív jövedelmem, stb…
Ahhoz, hogy a TE ÁLMOD megvalósuljon nem csak a csapatodnak, hanem neked is, és a cég ügyvezetőjének is tudatosabban és rendszerezettebben kell gondolkodnia, hogy minden energiátok a kitűzött cél érdekében munkálkodjon!
