Vezetői képzés 2: Hogyan tudod jobban szervezni a munkát?

A vezetői szerepkör egyik legnehezebb része, amikor a nemteljesítő beosztottakkal kell foglalkozni. Mit tehetsz azért, hogy hozzák az elvárt munkát és színvonalat? Egy idő után elfogy a türelmed, és elszabadulhatnak az indulatok, pedig „csak” annyi a feladat, hogy tudatosabbnak és okosabbnak kell lenned. Nézzük meg, hogyan kezelheted az ilyen helyzeteket!

Mottó: „Az erőszak erőszakot szül”

A legtöbb ember rossz néven veszi, ha a másik ember nem teljesíti a rá háruló, vagy elvárt „feladatokat”. Legyen akár szülő, akinek a gyereke nem végzi el a házimunkát, sofőr, akinek nem adják meg az elsőbbséget, vagy vezérigazgató, akinek a beosztottjai nem teljesítenek megfelelően. Az ehhez hasonló esetekben sokszor esünk abba a hibába, hogy utasító, bántó módon fejezzük ki elégedetlenségünket.

Ilyenkor a másik fél is felveszi a támadóállást, és minden fronton ellenkezni fog, akkor is, ha sejti, hogy a másiknak – adott esetben a vezetőnek – van igaza.

„Sofőrünk úgy döntött, hogy egy csomagot nem vesz fel, mert majd a kollégája is arra fog menni és felveszi. Ezzel teljesen felborította a menetrendet, és pluszmunkát – főként túlórát – okozott, mind a vezetőnek, mind a másik sofőrnek.” – mesélte egy ügyfelünk.

Ezt hívjuk tipikus nemteljesítésnek, hiszen a sofőr számára a feladat pontosan definiálva volt, mégsem végezte el.

A nemteljesítés kezelése sok vezetőnél hibásan működik, és általában kudarcba fullad, így hatalmi eszközökkel próbálkoznak a helyzetet megoldani. Ettől a viszony megromlik, a dolgozó kifelé kacsingat, nem akar már annyira dolgozni, nem olyan lojális, csökken a motivációja, mert sértve érzi magát. Ez további nemteljesítéshez vezethet.

A vezető joggal gondolja, hogy a dolgozó a hibás, mivel állandóan kifogásokat keres, amit vezetőként nem tud elfogadni. A dolgozó pedig úgy érzi, folyamatosan a nyakára járnak. Sokszor előadja kollégáinak a sértettségét, ami klikkesedéshez vezethet, akár többen is a vezető ellen fordulhatnak. Ez teljesen ellehetetleníti a munkát, és a normális vezető-beosztott kapcsolatot.

Ha a dolgozót a szervezet nem engedi áthelyezni, eltávolítani, mert nincs másik ember, akkor marad az állandó megfeszülés, a folyamatos küzdés, ami senkinek sem lesz jó.

MILYEN MEGOLDÁST ADUNK A VEZETŐKÉPZÉSEN?

Ha tudatosan kommunikálsz vezetőként, akkor az ilyen helyzetek sokkal kisebb mértékben jelennek meg, ezzel csökkented a feszültséget, és javítod az eredményességet. Ehhez pedig az első lépés, hogy meg kell ismerned a nemteljesítés mögött meghúzódó valódi okokat.

Tréningjeink résztvevői az alábbiakat tárták fel:

Sokszor nem is egy, kézzelfogható problémáról beszélünk, hanem az ok sok apró részletből áll. Természetesen ennek fényében a megoldás is sokféle lehet, ezekre meg lehet tanulni és kidolgozni a saját forgatókönyvedet.

Az elemzés az egyik legjobb módszer, hogy megtaláld a hibát, és egy olyan következetes rendszert építs ki, amit ő is, és kollégái is értenek, ismernek, elfogadnak és betartanak. Ez időigényes, de megéri.

Először is határozd meg, hogy az alábbiak közül, melyikben lehetett a nemteljesítést kiváltó ok:

1. Dolgozó hozzáállása, tudása

Ideális állapotban minden dolgozó pénzt akar keresni, és azért hajlandó dolgozni. Egyik dolgozó sem úgy kezd el egy munkahelyen dolgozni, hogy nem akar csinálni semmit a pénzért. (Ha mégis munkaundora van már a legelején, akkor ezt vedd észre, és a dolgozót próbaidőn belül add vissza a munkakerőpiacnak.)

A legtöbb munkavállaló kezdetben lelkes, de később belefásul, elfárad… A nemteljesítés tehát egy hozzáállásbeli probléma, ami ebben az esetben nem a feladat miatt alakul ki, hanem a környezet, és annak is leginkább a kommunikációs stílusa miatt – itt a közvetlen kollégákról és rólad van szó, valamint ide szokták érteni a társosztályokat is, akik időről-időre „megnehezíthetik” a munkát. A hozzáállás nem egy adott feladat elvégzéstől függ, hanem egy állandóan fennálló állapot.

A tudáshiány sokkal könnyebben fejleszthető. Ha például azért lassú a munkatárs, mert nem tudja, hogyan csinálhatná gyorsabban a feladatot, dönthesz arról, hogy a munkatársat áthelyezed, és olyan feladatot adsz neki, amelyet megfelelően el tud végezni, vagy képzéssel pótolod a hiányt, ezáltal gyorsítod a folyamatokat.

2. Feladat végrehajthatósága

Megfelelő a dolgozó tudása a kiadott feladathoz? Ha olyan feladatot adsz neki, ami meghaladja a képességeit, akkor a te hibáztál, mert nem jól mérted fel a dolgozó képességeit.

Sok esetben a feladatot nem gondolod végig részletesen – kiadod, de nem mondasz el pontosan mindent. Van egy elvárásod, hogy mi lenne az ideális végeredmény, és azt rögtön akarod. Ha ezt a dolgozó önhibáján kívül nem tudja teljesíteni, a kritika, a bírálat felesleges és frusztráló. Könnyen elkedvetlenedik a dolgozó, amivel vissza is kanyarodtunk az első ponthoz.

3. Vezető hibás kommunikációja

Ez a pont a felelős a problémák 90%-ért. A legtöbb esetben elmondod a feladatot, és azt hiszed, hogy a dolgozó ugyanazt érti a feladat és az eredmény alatt, amit te – ez pedig félreértéseket okoz, amik túlórához, idegeskedéshez, stresszhez vezethet, rosszabb esetben elmaradást, hiányt, árbevétel-kiesést, vagy akár balesetet is okozhat.

Fontos, hogy jól kommunikálj, hogy a másik számára is egyértelmű legyen a megállapodás. Ez a fajta kommunikáció tanulható, és alkalmazható. Életünk során sajnos nem ezt nevelték belénk, nem így kommunikált az iskola, a szüleink, a környezetünk. Ha meg akarod „javítani” ezt a helyzetet, azaz el akarod érni, hogy a nemteljesítésből teljesítés legyen, és ezt nem hatalommal, fenyegetéssel, hanem a dolgozó belső motivációjának növelésével szeretnéd, akkor másképp kell kiadnod és számonkérned a feladatokat. Így egy stabil és megbízható munkatársat kapsz, aki tudja, hogy mikor, mit kell csinálnia, hogy mi fontos neki, és mi a cégnek. Ez egy hosszú folyamat, amit a vezetőképzésen, az Upskills Vezetői Akadémián oktatunk.

A tudatos kommunikáció folyamata egyszerű, de nehéz precízen végrehajtani

Te is és a dolgozód is ember, így nem csak a száraz tények járulnak hozzá az eredményes teljesítéshez, hanem a köztetek lévő érzelem is. A tények röviden összefoglalhatók, de ennek a sok-sok gyakorlásával lehet csak kikísérletezni, hogy más más személyiségű dolgozó felé melyik a legmegfelelőbb kommunikációs megközelítés. Az alábbi folyamatot képes kell legyél profi módon felépíteni, és a kolléga személyiségének megfelelően használni. Ehhez segíthet hozzá egy online képzés, ahol gyakorlás és tanulságok leszűrése által fejlődik a kommunikációd.

Hogyan néz ki a vezetői kör© technikája azaz a tudatos vezetői kommunikáció?

#1 – Megállapodás (feladat, delegálás, célkitűzés, projekt indítás…)
Pontos, precíz megállapodást kell kötnöd a munkatársaddal. Sok vezető azt gondolja, hogy ezt jól csinálja, pedig az esetek 90%-ban itt jelenik meg a hiba – erről fogok írni bővebben a következő blogbejegyzésben.

#2 – Támogatás
Támogatást kell adnod a dolgozód számára a neki szükséges mennyiségben és időben. Ideális esetben önállóan is el tudja végezni a kapott feladatot, de lehet, hogy ehhez fejlesztened kell őt. Érdemes menetközben is belekérdezned, hogy menni fog-e, és ha kell, támogatást nyújtanod. Az erre fordított idő és energia mindig tőled, az adott helyzettől és a dolgozótól függ, ez a te döntési szabadságfokod.

#3 – Elvégzett munka ellenőrzése
Meg kell győződnöd az eredményről (+;-). Fontos, hogy csak azt vizsgáld, amit kiadtál, ha változott közben valami, és arról nem adtál tájékoztatást, azt hiba a dolgozó rovására írnod.

#4 – Eredmény
Az eredmény lehet pozitív és negatív. A visszajelzésben ezt a tényt használd, ne a korábbi emlékeidet.

#5 – Visszajelzés
Visszajelzést kell adnod az eredményről, akár a pozitív, akár a negatív. A legfontosabb visszajelzés típusokról bővebben a következő blogokban lesz szó.

Vezetői Akadémiánk célja a nemteljesítés megelőzésére a tisztánlátás és a tudatos kommunikáció kialakítása az online képzésen. Képzésünk során a tapasztalatodat és vezetői tudásodat úgy rendszerezzük, hogy a rövid elméleti áttekintés után konkrét helyzeteket veszünk elő, és egy-egy, a való életből vett szituációt eljátszva kiderül, hogy hol van a legnagyobb hiba, amit javítani kell. Így csoporttársaiddal minden alkalommal tanulságokat szűrtök le ezekből, és azokat akár már aznap alkalmazni tudjátok.